“Aquele que falha a planear está a planear falhar.”
Winston Churchill
Viu o anúncio de uma conferência internacional da maior importância na sua área de atividade. Efetuou a inscrição. Marcou hotel e avião. O que mais pode fazer para que esta sua presença numa conferência internacional com inúmeras sessões de trabalho, mesas redondas, stands para visitar, pessoas a quem quer apresentar a sua instituição, eventos paralelos e afins, seja um evento produtivo e profícuo?
Planeamento.
Seria um desperdício se fosse sem qualquer objetivo e sem qualquer planeamento. Há que preparar esta sua participação de forma estratégica: em que sessões vai participar, que stands vai visitar, quem quer conhecer, que material promocional vai levar. Estas conferências são um ótimo local para networking e não apenas para aprendizagem.
Infelizmente, muitos ainda consideram de ânimo leve estas participações e vão sem qualquer preparação e objetivos estabelecidos.
Fez um investimento avultado. Seja produtivo. Siga estas dicas:
- Faça um plano. Tire uns minutos para pensar porque vai participar na conferência, qual é o seu objetivo ao participar. Estabeleça então um plano que lhe permita alcançar os seus objetivos.
- Planeie um encontro de participantes antes da conferência (ou participe num que faça parte do programa social). Comece o seu planeamento com bastante tempo de antecedência e descubra quem vai participar e quando. Se chegar um dia antes, convide algumas das pessoas com as quais quer falar e convide-as para um encontro pré-conferência (um café, almoço, etc) ou combine encontrarem-se num dos inúmeros eventos sociais.
- Defina quem quer contactar durante a conferência. Veja atentamente a lista de participantes, selecione os nomes que lhe interessa contactar, pesquise-os (as redes sociais são ótimas fontes de informação) e obtenha tópicos para iniciar e manter uma conversa.
- Prepare uma oferta para algumas pessoas com as quais quer estabelecer contacto. Pense em algo que simbolize a sua cidade/país, coloque num saco e junte o seu cartão-de-visita, bem como uma nota pessoal referindo como foi um gosto conhecer ou reencontrar um contacto. Há que personalizar esta nota de acordo com o contexto.
- Apresente-se aos oradores. Identifique no programa as sessões que mais lhe interessam. Antes do início, dirija-se ao orador/oradores e apresente-se pessoalmente. Indique que informação espera obter daquela sessão e o motivo pelo qual escolheu ir ouvir aquela palestra.
- Ensaie o seu elevator pitch. Ensaie a forma como se quer apresentar aos outros participantes e o que quer que saibam de si.
- Siga as redes sociais do evento. Enquanto decorre o evento siga as redes sociais do mesmo (Facebook, Twitter) e contribua com comentários e fotos das sessões e das pessoas que vai conhecendo.
- Como vai organizar os contactos. Defina como vai fazer durante a conferência para recolher e organizar os contactos. Entrega e recebe cartão-de-visita? E, se o seu contacto já não tiver cartões-de-visita disponíveis? Vai guardar no telemóvel ou tablet o contacto? Pelo sim, pelo não leve consigo um pequeno bloco e caneta para tirar notas e anotar contactos.
- Follow-up. Não espere mais do que uma semana após a sua participação na conferência para fazer o devido follow-up com os seus novos contactos. Envie um email com os seus contactos ou mais informação, peça ligação no Linkedin ou siga o novo contacto no Twitter. A algum contacto muito interessante peça permissão para o contactar posteriormente ou agendar uma reunião/telefonema para continuar a conversa iniciada na conferência.
A participação numa conferência é um investimento em termos monetários e pessoais. É para aprendizagem e know-how, mas também para desenvolvimento de negócio. E, para o desenvolvimento de negócio, é fundamental o desenvolvimento de relações. Fazer networking não é apenas conhecer muitas pessoas, mas é fundamentalmente criar uma relação de mútuo benefício.
Por isso, investir algum tempo na preparação da sua participação numa conferência é a forma de conseguir o melhor retorno do seu investimento.
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