A Chambers divulgou a 11 de janeiro o calendário de pesquisa da edição 2018 do Chambers Europe. Quase que se pôde ouvir em uníssono um forte “oh, não”, “outra vez”. Quem trabalha no setor concorda que ser reconhecido pela Chambers é uma honra e vale o tempo e esforço despendido em cada submissão. Mas também parecem concordar que o processo de preparação de uma boa submissão é um processo moroso e às vezes assustador.
A verdade é que com algum planeamento e organização podemos agilizar todo o processo.
- Escolha as áreas de atividade
Identifique desde logo as áreas de atividade para as quais a sua sociedade de advogados vai preparar uma submissão. Na maioria das vezes, tratam-se de áreas paras as quais já enviou informação em anos anteriores e nas quais a sociedade já está nomeada. Mas, a Chambers apresenta novidades quase todos os anos. Esteja atento!
Este ano para Portugal a Chambers apresenta as seguintes novidades:
- TMT: Data Protection,
- Intellectual Property: Life Sciences,
- Porto General Business Law: Dispute Resolution.
- Organize a equipa interna
Estabeleça com o sócio responsável por cada área de atividade que vai apresentar uma submissão, quem irá preparar o 1º draft, quem é responsável pela colocação de informação e quem dará a aprovação final. É habitual as submissões terem o input de mais do que um advogado em cada área, pelo que a criação de regras e passar à equipa essas mesmas regras é fundamental.
- Prepare um cronograma
Assim que sai o calendário da Chambers prepare um cronograma com as datas das submissões à Chambers e as datas internas para preparação do 1.º draft, entrega de informação, revisão e aprovação final. Deverá indicar para cada uma destas etapas o nome dos responsáveis.
Poderá ainda indicar para cada área se se trata de uma área que já consta do ranking e qual o ranking ou se se trata de uma nova área que está a submeter informação.
Este documento será bastante útil para a equipa interna se organizar e evitar a perda de prazos.
- Calendário Chambers
Verifique o calendário de submissão com alguma regularidade. Quando a Chambers lança a primeira versão do seu calendário alguns researchers ainda não foram designados, o que só acontecerá mais tarde. Por outro lado, já tem acontecido algumas datas previstas no calendário inicial sofrerem alterações ao longo do ano.
- Deadlines
Nos últimos anos, a Chambers tem insistido com as sociedades de advogados para cumprirem de forma rigorosa os deadlines para upload de cada submissão e respetivos referees. Referem ainda que, embora a informação enviada de forma tardia seja aceite, não garantem que essa informação receba o mesmo nível de atenção por parte do researcher. Por isso, já sabe, cumpra os prazos. Se, por algum motivo, não for possível cumprir o prazo, avise o researcher.
Não se esqueça de verificar se tem a password e username para aceder à sua conta Chambers e se os mesmos funcionam.
- Templates de Submissão Chambers
Não se esqueça de fazer o download da última versão dos templates de submissão da Chambers (submission e cliente referees) no próprio website da Chambers. Desta forma, tem a certeza que o modelo que está a utilizar é mesmo a última versão providenciada pela Chambers. Para proceder ao download dos templates e consultar as faqs relativas ao preenchimento destes templates, consulte o website da Chambers.
- Entenda o calendário
Os researchers da Chambers começam a pesquisa das respetivas áreas no mesmo mês do deadline de entrega da submissão ou no mês seguinte. No calendário online é possível visualizar esta informação na coluna ”month”.
É também habitual o researcher enviar um email à pessoa de contacto nas sociedades de advogados. Mas just in case esteja atento ao calendário.
Este ano o processo de submissão para Portugal começa a 21 de fevereiro e as últimas submissões terão lugar a 6 de setembro.
- Seja um contacto Chambers
Tenha a certeza que a sua sociedade de advogados está registada na mailing list da Chambers e que o seu nome ou o da pessoa responsável pelo processo de submissões está listado como contacto. Só deste modo tem a certeza que recebe todas as notificações da Chambers e do researcher relativas ao lançamento do calendário, possíveis alterações no processo e deadlines ou outras atualizações.
Poderá também, no início do processo de submissão, contactar o researcher responsável e dar-lhe nota de que é a pessoa de contacto dentro da sociedade “X”.
- Contrate ajuda especializada
O processo de pesquisa da Chambers é complexo e moroso e time consuming para os advogados que têm pouco tempo disponível para se dedicarem ao preenchimento de templates. Por isso, ter um profissional a apoiá-lo na preparação de informação pode fazer a diferença no posicionamento da sociedade no ranking.
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